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Publié par AGPI
LE COIN DU GESTIONNAIRE – Portrait d’un gestionnaire immobilier institutionnel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Notre toute première entrevue s’est déroulée avec Madame Marie-Josée, directrice des ressources matérielles au Cégep du Vieux Montréal, qui a eu la gentillesse de répondre aux questions de l’AGPI afin de dresser le portrait d’un gestionnaire immobilier institutionnel. 

 

Cheminement professionnel

 

Tout d’abord, Madame Fiset, pourriez-vous me parler de votre cheminement qui vous a menée à votre poste actuel ?

 

Je suis détentrice d’une formation en génie du bâtiment du Centre des Études sur le Bâtiment de l’Université de Concordia, et j’ai occupée comme tout premier poste celui de régisseuse à l’entretien général et spécialisé des terrains et bâtiment au Cégep André-Laurendeau. Mon supérieur de l’époque, un passionné de l’entretien des bâtiments, a eu le goût de partager cette passion avec moi. J’ai donc eu la chance de l’avoir comme mentor. À la suite de quoi, j’ai complété une maîtrise en administration des affaires afin d’améliorer mes connaissances en gestion des ressources humaines, financières et mes habilités de gestion.

 

Après avoir travaillé pendant 8 ans au Cégep André-Laurendeau, j’ai eu la chance de travailler au projet de la Grande Bibliothèque de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) à titre de directrice de la gestion des immeubles. Mon mandat premier : mettre sur pied la direction de la gestion des immeubles afin de prendre possession et d’assurer la sécurité, l’entretien et le maintien du nouvel édifice de la Grande Bibliothèque, et ce, toujours dans l’optique d’offrir au personnel et aux usagers des lieux sains, sécuritaires, qui tiennent compte des priorités institutionnelles. J’ai œuvré à BAnQ pendant près de 14 ans.

 

Après une pause du milieu institutionnel afin de réaliser un projet personnel, je suis maintenant de retour dans le milieu des cégeps à titre de directrice des ressources matérielles au Cégep du Vieux Montréal.

 

Les enjeux

 

Quels sont les enjeux incontournables auxquels votre milieu actuel fait face ?

 

Le vieillissement des installations en est un, quand on pense à la durée de vie utile de plusieurs composantes de 25-40 ans, et qu’on pense à l’âge de certains parcs immobiliers, plusieurs grandes composantes sont à remplacer et donc, plusieurs projets sont à réaliser. Les ressources financières ne sont pas toujours à la hauteur des besoins pour certaines catégories de travaux ou même pour le fonctionnement, alors que les obligations augmentent. À travers une liste de projets, le rôle de la direction est de déterminer la priorisation des projets qui s’effectue en fonction de la sécurité des personnes, mais également de la pérennité des installations, de la mission de l’institution et de la planification stratégique. De plus, dans le milieu de l’éducation, les projets doivent suivre le plan pédagogique de l’institution.

 

Un autre enjeu est le temps. Le manque de temps pour réaliser des travaux d’envergure, comme par exemple dans le milieu de l’éducation, certains travaux doivent être compressés dans les périodes estivales, ce qui donne peu de temps, et c’est aussi la période la plus achalandée des entrepreneurs. Parfois, les ressources financières seraient là, mais nous n’avons pas la capacité de livrer tous les projets dans le peu de temps disponible.

 

Il y a aussi toute la question de la reconnaissance du travail des équipes de ressources matérielles qui représente un enjeu incontournable. La majorité du travail que nos équipes réalisent est dans l’ombre, et souvent, lorsque tout va bien, personne ne se rend compte du travail qui est fait, alors que lorsqu’il y a un problème, on reçoit maintes plaintes… On peut penser à tout l’entretien des systèmes CVAC, même à l’entretien ménager sanitaire, ce sont des activités qui se font en continu, de multiples tâches qui se répètent, et sans lesquelles nos édifices ne seraient pas en santé. Ce n’est pas toujours facile à défendre!

 

Finalement, malgré l’expérience et une équipe compétente, les nombreux dossiers et projets qui doivent être traités en parallèle tout en respectant les abondantes réglementations représentent une charge non négligeable. Bien entendu, les redditions de comptes à faire tant dans le milieu public que parapublic s’ajoutent à la charge déjà existante. La planification est sans aucun doute un atout considérable. Cependant, même la meilleure planification fait face un jour ou l’autre à l’imprévisible, ça prend donc une grande capacité d’ajustement et de sortir de sa zone de confort !

 

L’attribution de contrats via le processus d’appel d’offres représente certains enjeux, d’après-vous quels sont-ils?

 

Il n’est pas toujours requis d’aller en appel d’offres publics, mais la réglementation fait qu’il faut toujours se poser la question et tenter de favoriser la rotation… C’est clair que la règlementation actuelle rend les choses plus difficiles, car même si l’on a trouvé un fournisseur avec qui l’on a aimé travailler, qui respecte le budget et l’échéancier, on doit repasser par tout le processus d’appel d’offres à chaque projet. Habituellement, le plus bas soumissionnaire conforme l’emporte lors de soumissions publiques. Nous devons souvent faire appel à des professionnels tels que des architectes ou des ingénieurs à l’externe, et il serait évidemment plus facile de travailler avec le même service professionnel pour des types de projets similaires, puisqu’il vient qu’à bien connaître nos immeubles.

 

Les défis et les réussites

 

Quelle est votre plus grande réussite en tant que gestionnaire dans le monde de l’immobilier institutionnel, et selon vous, quels en étaient les facteurs de succès?

 

La qualité de la communication est probablement un facteur important de succès. Dans le cadre du projet de la Grande Bibliothèque, ce n’était pas moins de 11 comités de travail multidisciplinaires qui travaillaient sur différents aspects du projet. Toutefois, les directions avaient une même mission, une vision commune. Disons que toute la préparation, le travail qui a été fait au sein de différents comités de travail, que ce soit avec mon équipe ou les autres directions, pour l’ouverture de la Grande Bibliothèque, pour cibler une date pour l’ouverture et se rendre au premier matin où le public pouvait enfin franchir les portes et prendre possession de leur Grande Bibliothèque, reste un moment de fierté, de beaucoup d’émotions.

Le manque de ressources humaines ou de qualifications spécifiques représentent souvent un enjeu dans la réalisation de projets à l’interne, quels moyens choisissez-vous pour palier à cette réalité ?


C’est vrai, que lorsque nous avons de bons joueurs, nous aimerions les garder longtemps avec nous, et le marché est compétitif, les salaires sont souvent plus élevés dans l’entreprise privée, et il nous arrive que de bons employés nous quittent pour un meilleur salaire ou pour de nouveaux défis que nous ne pouvons leur offrir. Et c’est certain qu’on a toujours peur dans ces moments-là de ne pas trouver un autre employé à la hauteur, mais j’ai l’impression d’avoir été assez chanceuse dans ma carrière, j’ai toujours été entourée d’équipes compétentes, qui avaient le goût de se développer et d’évoluer, de travailler en équipe pour répondre aux attentes du milieu. Je pense qu’il y a de bons gestionnaires et de bons ouvriers spécialisés qui choisissent de rester dans les réseaux publics et parapublics pour toutes sortes de bonnes raisons, que ce soit pour avoir un horaire plus prévisible, une certaine sécurité d’emploi ou pour faire partie d’une grande équipe, d’une institution. Dans les milieux où j’ai travaillé, ce sont de petits milieux, où la quantité ou l’envergure des projets ne justifiaient pas l’embauche de certaines catégories de ressources, comme des ingénieurs, architectes, ou encore des ouvriers avec certaines qualifications plus spécifiques. Dans les cas où des qualifications pointues sont requises de manière sporadique, il est préférable de donner des mandats à l’externe à des firmes spécialisées, pour nous accompagner. Ces firmes travaillent alors avec nos équipes en place, que ce soit pour certaines tâches d’entretien ou pour certains projets, ça permet à nos équipes de réaliser les tâches ou les projets, et leur permet dans plusieurs cas d’élargir leurs connaissances.

 

Le développement durable

 

Actuellement, le développement durable est un enjeu important des gestionnaires de parcs immobiliers institutionnels, de quelle façon cet enjeu est mis de l’avant dans votre gestion courante ?

 

Je pense que le développement durable est un enjeu important pour tous, pas seulement pour les gestionnaires de parcs immobiliers. On doit tenter de penser développement durable tout le temps, que ce soit dans les opérations courantes ou lors de projet, et je pense que ça fait juste du bon sens. En fait, lorsque nous réalisons de nouveaux projets, nous tentons de prendre les bonnes décisions dès le départ en termes de matériaux, de consommation énergétique, de choix d’équipements, d’impacts sur la santé. Parfois, la solution plus durable coûtera plus cher, et là on doit vraiment peser le pour et le contre des différentes solutions et tenter de prendre la meilleure. Au quotidien, nous mettons en place des programmes pour la gestion des matières résiduelles, nous tentons de trouver des solutions pour limiter notre consommation de ressources, etc.

 

Ce qui est parfois l’enjeu avec le DD, c’est la reddition de compte des différentes instances en lien avec le développement durable, de documenter nos actions pour démontrer ce qu’on fait. Je pense qu’il serait souvent plus efficace de prendre notre temps à bien faire les choses plutôt que de prendre le temps de tout documenter pour la reddition, mais enfin…

 

Le maintien d’actifs

 

Le plan de maintien d’actifs représente-t-il des enjeux spécifiques au domaine de l’éducation?

 

Oui et non. Selon moi, le maintien d’actifs est similaire d’un milieu à l’autre, c’est une question de pérennité des installations, de sécurité des personnes et des biens, et je pense qu’en tant que tel, c’est le même principe de planification et priorisation pour les différents milieux. Toutefois, les enjeux de réalisation peuvent varier selon les réalités de chacun, que ce soit la disponibilité des installations pour faire les travaux, le milieu dans lequel est inséré le parc immobilier, la disponibilité des ressources humaines et financières, etc. Un autre enjeu qui peut varier d’un milieu à l’autre est l’état du parc immobilier, à savoir s’il y a eu suffisamment d’entretien depuis la construction du parc, s’il y a eu suffisamment de ressources financières disponibles.

♦♦♦

 

Le portrait de Madame Fiset est empreint de passion et de dévouement pour que les employés et les usagers des services publics puissent profiter d’installations de qualité. Chaque parc immobilier a ses propres caractéristiques et chaque secteur (santé, éducation, villes et municipalités, société d’État) a sa propre réalité au niveau de la gestion immobilière; c’est pourquoi, si vous connaissez quelqu’un dont le profil, les réalisations peuvent bénéficier à l’ensemble de la communauté institutionnelle n’hésitez pas à nous écrire au secretariat@agpi.org.
 


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