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** On parle de vous ** L’Institut universitaire en santé mentale Douglas

Lors du dernier colloque annuel en octobre dernier, l’AGPI a eu le plaisir d’honorer quelques-uns de ses membres pour l’excellence qu’ils ont démontrée dans la gestion de leur parc immobilier. Durant cette soirée, les membres du jury ont également remis un certificat de « Mention spéciale » à l’Institut universitaire en santé mentale Douglas pour son projet « Remise à niveau de plusieurs modalités d’opérations majeures du service Hygiène et salubrité » présenté dans la Catégorie « Environnement ». Ce certificat a été remis à Monsieur André DesRosiers.

 

Un des défis devant être relevé dans ce projet Considérer un parc de 34 pavillons totalisant 87 000 m² dispersé sur une superficie de 66 hectares

 

L’institut DOUGLAS est un centre de soins, d’enseignement et de recherche de classe mondiale qui requiert un niveau de propreté et de salubrité très élevé. Ce projet avait entre autres comme objectif de permettre aux bénéficiaires ainsi qu’à leurs familles, aux 357 infirmières, 61 psychiatres, 44 psychologues, 400 chercheurs et 14 techniciens administratifs à la recherche, 232 employés administratifs et 273 de soutien de vivre ou de travailler dans des pavillons sains.

 

Il comprenait un programme de remise à niveau concernant plusieurs modalités d’opération majeures du service Hygiène et salubrité en vue de rencontrer et même de dépasser les exigences émises par le Conseil canadien de l’agrément.

Trois (3) objectifs devaient être atteints sans faute :

 

  1. Établir et mettre en place, de manière durable, des solutions efficientes, innovantes et performantes
  2. Compléter et consolider l’équipe de chefs de secteurs
  3. Mettre en place un outil et un processus d’amélioration continue qui fournissent des résultats fiables et croissants

 

Afin de les atteindre, plusieurs APPROCHES INNOVANTES ont été utilisées. Elles ont permis de mesurer les retombées suivantes :

  • Amélioration de l’indice de propreté moyen de 19 % depuis 2010
  • Accroissement de 8 % du niveau de satisfaction de la clientèle de département depuis 2011
  • Tableau de bord fiable indiquant à chaque période financière la performance du service H & S
  • Équipe de préposés plus mobilisée, rajeunie et performante, avec un sentiment d’appartenance accru

De plus, d’autres résultats de nature sociétale découlant du projet de recyclage ont pu être constatés :

  • Stabilisation de l’état de santé des bénéficiaires impliqués dans C.A.D.R.E.
  • Diminution de l’empreinte écologique
  • Accroissement des montants de ristournes, provenant du recyclage des papiers et cartons, pouvant être utilisées pour des activités de loisirs concernant les bénéficiaires
  • Création et développement de partenariat avec un organisme de réinsertion sociale

Une démarche d’amélioration de la qualité du milieu

 

Il faut admettre qu’un projet qui met la santé au premier plan ce n'est pas fréquent. L'approche globale ajoutant à la technique innovante le recrutement, la formation, l'évaluation, la motivation est sûrement gagnante. Au plan technique l’intégration du progiciel d'inspection et l'idée de mesurer en temps réel l'indice de qualité et de le faire apparaitre sur le tableau de bord sont assez novateurs. Cette façon de faire peut sûrement inspirer d'autres gestionnaires du réseau de la santé et des autres réseaux. Le rapport présenté dénote une substantielle augmentation de la satisfaction de la clientèle. De plus, on pourrait qualifier d’innovation la façon utilisée pour recourir à des partenariats, de recycler des tissus et d'impliquer les bénéficiaires.


Tableau des principaux éléments de l‘intégration du processus

PARAMÈTRES AUDITÉS APPROCHES INNOVANTES PROCESSUS DE CHANGEMENT OUTILS DE MESURE
L’encadrement Un progiciel d’inspection (disponible sur demande) adapté et amélioré à l’interne, intégré sur tablette électronique, un indice de propreté spécifique, pour chaque pavillon, pour chacune des quatre (4) zones d’activités (unités de
soins, cliniques externes, centres de recherche et administration)
Une gestion du changement basée sur l’approche sociotechnique Un (1) audit 360 degrés
L’organisation du travail Une mise à niveau et une normalisation des routes de travail en vue de les rendre plus équitables Des rencontres de service hebdomadaires où le directeur des services techniques était présent Six (6) mini-audits trimestriels
Les techniques de travail Un programme d’intégration et de formation de 7 jours pour les nouveaux employés

Des inspections quotidiennes par les chefs de secteur

Un tableau de bord en temps réel (des indices de propreté pour chacune des 4 zones d’activités, transmis quotidiennement au tableau de bord de la Direction des Services techniques)
Les accessoires, produits et équipements Une augmentation des critères d’embauche (collaboration avec les formateurs du DEP en hygiène et salubrité) Le recrutement de futur préposé (e) s préalablement formé par des commissions scolaires avant leur embauche Évaluation formelle des stagiaires avant la fin de la période de probation
La gestion du personnel  Indices de propreté inscrits au tableau de bord de la DST
(disponible sur demande)


 
Un nouvel horaire de supervision, sur semaine et fin de semaine, instauré en fonction des besoins du service et la responsabilisation pavillonnaire des chefs de secteurs Une évaluation formelle des chefs de secteurs sur une base annuelle

 
Le niveau de propreté La mise à jour de S.I.M.D.U.T.
L’état des installations
matérielles 
Des rencontres hebdomadaires avec les employés d’un même pavillon

Un contrôle serré des inventaires

 

Tous ces éléments regroupés ont fait en sorte que les membres du jury ont décidé à l’unanimité de présenter un certificat de mention spéciale pour ce projet particulier. L’AGPI souligne l’engagement soutenu de cette institution dans ce domaine, qui est, sans aucun doute, digne de mention.


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